Ποια αρχεία πρέπει να υποβάλλονται στο σύστημα e-Άδειες;
Στην τρέχουσα έκδοση του εγχειριδίου χρήσης μηχανικού του e-Άδειες παρέχονται νέες χρήσιμες διευκρινήσεις σε σχέση με τον τύπο των υποβαλλόμενων αρχείων, την ψηφιακή υπογραφή και τη σφραγίδα του μηχανικού.
Τα υποβαλλόμενα αρχεία, ανάλογα με την προέλευσή τους μπορούν να έχουν την εξής μορφή:
- Αρχεία από υπάρχοντα έγγραφα ή σχέδια που δεν είναι διαθέσιμα σε ψηφιακή μορφή και δεν δημιουργούνται από την Ομάδα Έργου στο πλαίσιο της υποβαλλόμενης αίτησης υποβάλλονται ως αρχεία εικόνων (jpeg ή multipage tiff) είτε σε μορφή PDF.
- Αρχεία που παράγονται από την Ομάδα του Έργου στο πλαίσιο της υποβαλλόμενης αίτησης πρέπει υποχρεωτικά να παράγονται σε μορφή PDF, να φέρουν σε ενσωματωμένη εικόνα την σφραγίδα και την υπογραφή των αντίστοιχων στελεχών της Ομάδας του Έργου και να μην- έχουν αλλοίωση των αναλογιών των διαστάσεων.
- Αρχεία σε επεξεργάσιμη μορφή (πχ .dxf) όπως το τοπογραφικό και το διάγραμμα κάλυψης όπου αυτά απαιτούνται, θα πρέπει υποχρεωτικά να παράγονται και σε μορφή PDF, κατάλληλα υπογεγραμμένα.
Εναλλακτικά, και μέχρι να γίνει υποχρεωτική η χρήση της ψηφιακής υπογραφής σε όλα τα έγγραφα (όπου απαιτείται), τα αρχεία θα μπορούν να υπογράφονται είτε ψηφιακά, είτε με ενσωματωμένη εικόνα την σφραγίδα και την υπογραφή των αντίστοιχων μελών της Ομάδας του Έργου.
Συμπερασματικά:
- Τα διανυσματικά σχέδια όπως το τοπογραφικό και το διάγραμμα κάλυψης θα πρέπει να υποβάλλονται τόσο σε επεξεργάσιμη μορφή, όσο και σε μορφή pdf. Για την καλύτερη εξασφάλιση της ακεραιότητας των εγγράφων αρκεί να υπογράφεται ψηφιακά (με τα σημερινά δεδομένα) το αρχείο pdf.
- Τα αρχεία pdf πρέπει να φέρουν τόσο την ηλεκτρονική υπογραφή όσο και μια αποτύπωση της σφραγίδας του μηχανικού.
Παρατήρηση Η νέα έκδοση της εφαρμογής Building Sign έχει τη δυνατότητα να υπογράφει ψηφιακά έγγραφα pdf και ταυτόχρονα να σφραγίζει τα σχέδιά σας με την ηλεκτρονική σφραγίδα του μηχανικού!
Γιατί χρειάζεται η σφραγίδα μηχανικού
Η «σφραγίδα» του μηχανικού περιέχει απαραίτητες πληροφορίες οι οποίες σε καμιά περίπτωση δεν αναζητούνται στη ψηφιακή υπογραφή. Υπενθυμίζουμε για τους νεότερους ότι η σφραγίδα θα πρέπει να περιέχει κατ’ ελάχιστο πληροφορίες για το τίτλο του διπλώματος ή του πτυχίου και την ειδικότητα, τον αριθμό μητρώου κατά περίπτωση (Τ.Ε.Ε. ή Ε.Ε.Τ.Ε.Μ.), διεύθυνση, τηλέφωνο, ΑΦΜ και ΔΟΥ.
Γιατί η ψηφιακή υπογραφή των εγγράφων κατοχυρώνει από σήμερα το μηχανικό
Η συμπλήρωση των στοιχείων και η ανάρτηση των αρχείων στο e-Άδειες εκτελείται αποκλειστικά από τον διαχειριστή της αίτησης (που μπορεί να είναι διαφορετική οντότητα από την ομάδα έργου πχ μια εταιρεία εγγεγραμμένη στο ΤΕΕ). Σε περίπτωση ομάδας έργου και προκειμένου να προχωρήσει η αίτηση, απαιτείται έγκριση από όλα τα μέλη της ομάδας, η οποία παρέχεται «άπαξ» και όχι για κάθε έγγραφο ή μελέτη ξεχωριστά.
Με αυτό το τρόπο εξουσιοδοτείται ο διαχειριστής να «ανεβάζει» τα απαιτούμενα κατά περίπτωση έγγραφα. Τα μέλη της ομάδας διατηρούν πάντα τη δυνατότητα να «βλέπουν» πως διαμορφώνεται το συνολικό περιεχόμενο της αίτησης.
Επομένως είναι μια καλή πρακτική σε περιπτώσεις ομάδας έργου, κάθε μηχανικός να υπογράφει ψηφιακά το υλικό που παραδίδει στον διαχειριστή, προκειμένου οι ευθύνες του καθενός να είναι προσδιορισμένες, και να αποκλείονται μεγαλύτερες ή μικρότερες «επεμβάσεις» για τις οποίες ενδεχομένως δεν είναι ενήμερος ο μελετητής.
Επιπλέον το σύστημα του ΤΕΕ, σε κάποια στιγμή – δεν το κάνει ακόμα – θα ελέγχει το δικαίωμα του μηχανικού να υπογράφει τον συγκεκριμένο τύπο μελέτης, με βάση τη ψηφιακή υπογραφή.
