Τα τελευταία χρόνια, η ψηφιοποίηση των διαδικασιών που αφορούν τα ακίνητα αλλάζει σταδιακά τον τρόπο με τον οποίο γίνονται οι μεταβιβάσεις, περιορίζοντας τη γραφειοκρατία αλλά αυξάνοντας τις απαιτήσεις τεκμηρίωσης. Σε αυτό το νέο πλαίσιο, οι ιδιοκτήτες καλούνται να γνωρίζουν έγκαιρα ποια έγγραφα είναι απαραίτητα και ποια βήματα προηγούνται μιας πράξης, ώστε να αποφευχθούν καθυστερήσεις την τελευταία στιγμή.
Η «Ηλεκτρονική Ταυτότητα Κτιρίου» (ή, συχνότερα στις συναλλαγές, η Ταυτότητα Διηρημένης Ιδιοκτησίας για ένα διαμέρισμα ή κατάστημα) είναι ο ψηφιακός φάκελος του ακινήτου: συγκεντρώνει άδειες, σχέδια και βασικά στοιχεία νομιμότητας, ώστε να μπορεί να εκδίδεται το «Πιστοποιητικό Πληρότητας» που ζητείται πλέον στις περισσότερες πράξεις μεταβίβασης.
Η πλατφόρμα λειτουργεί μέσω ΤΕΕ, όπως προβλέπεται στο θεσμικό πλαίσιο υλοποίησης του συστήματος. Ακολουθούν τα βασικά βήματα:
Βήμα 1: Επιλογή μηχανικού με εμπειρία σε μεταβιβάσεις και σαφές πλαίσιο εργασίας
Η σωστή επιλογή μηχανικού από την αρχή μπορεί να εξοικονομήσει σημαντικό χρόνο. Κατά την αρχική επικοινωνία αποσαφηνίζεται το είδος της πράξης (πώληση, γονική παροχή, σύσταση ή τροποποίηση οριζόντιας ιδιοκτησίας κ.ά.) και προσδιορίζεται το εύρος του ελέγχου: οικοδομικές άδειες και σχέδια, πραγματικές επιφάνειες, τυχόν παλαιές τακτοποιήσεις αυθαιρέτων, στοιχεία Κτηματολογίου (ΚΑΕΚ) και σύσταση οριζόντιας ή καθέτου ιδιοκτησίας όπου υπάρχει. Στην περίπτωση διαμερίσματος, συνήθως ακολουθείται η Ταυτότητα Αυτοτελούς Διηρημένης Ιδιοκτησίας, δηλαδή ο φάκελος του συγκεκριμένου τμήματος, εφόσον αυτό επαρκεί για τη μεταβίβαση.
Βήμα 2: Συγκέντρωση δικαιολογητικών πριν από την αυτοψία
Οι περισσότερες καθυστερήσεις εντοπίζονται στο αρχείο και όχι στο σύστημα. Ανάλογα με το ακίνητο, απαιτούνται τίτλοι και συμβόλαια, σύσταση οριζόντιας ή καθέτου και κανονισμός, παλαιά σχέδια ή άδεια όπου υπάρχουν, στοιχεία Κτηματολογίου (ΚΑΕΚ), καθώς και έγγραφα που αφορούν τυχόν υπαγωγές αυθαιρέτων. Όταν τα διαθέσιμα σχέδια δεν αποτυπώνουν επαρκώς την υφιστάμενη κατάσταση, μπορεί να χρειαστούν νέα σχέδια αποτύπωσης. Πρόκειται για αναγκαίο βήμα ώστε ο φάκελος να ολοκληρωθεί χωρίς εκκρεμότητες.
Βήμα 3: Αυτοψία και έλεγχος ταύτισης με άδεια και σχέδια
Κατά την αυτοψία ελέγχεται αν το ακίνητο συμφωνεί με τα εγκεκριμένα σχέδια και τις τυχόν δηλωμένες ρυθμίσεις. Σε περίπτωση αποκλίσεων, είτε διαπιστώνεται ότι καλύπτονται από υφιστάμενη υπαγωγή είτε προηγείται τακτοποίηση ή νομιμοποίηση, όπου αυτό επιτρέπεται. Για παλαιά ακίνητα, όπως όσα ανάγονται πριν το 1955, εφαρμόζονται ειδικοί χειρισμοί ως προς την τεκμηρίωση παλαιότητας.
Βήμα 4: Ορθή αντιστοίχιση ΚΑΕΚ και στοιχείων ιδιοκτησίας
Η Ηλεκτρονική Ταυτότητα συνδέεται άμεσα με το Κτηματολόγιο. Ελλιπές ή λανθασμένο ΚΑΕΚ, ή στοιχεία που δεν γίνονται αποδεκτά από το σύστημα, αντιμετωπίζονται με εναλλακτικές καταχωρίσεις και επισύναψη εγγράφων, απαιτούν όμως προσοχή, καθώς επηρεάζουν τον έλεγχο και τη σαφήνεια του φακέλου.
Βήμα 5: Καταχώριση στην πλατφόρμα του ΤΕΕ
Ο μηχανικός καταχωρίζει τα βασικά στοιχεία της ιδιοκτησίας και ανεβάζει τα απαιτούμενα δικαιολογητικά, όπως άδειες και σχέδια, δηλώσεις υπαγωγής, τεχνικές εκθέσεις και αποτυπώσεις. Η καταχώριση συνοδεύεται από σχέδια που αποτυπώνουν την ιδιοκτησία και, όπου τα παλαιά δεν επαρκούν, από νέα σχέδια αποτύπωσης.
Βήμα 6: Έκδοση Πιστοποιητικού Πληρότητας και χρονισμός
Με την ολοκλήρωση της καταχώρισης εκδίδεται το Πιστοποιητικό Πληρότητας, το οποίο προσαρτάται στη συμβολαιογραφική πράξη όπου απαιτείται. Δεδομένου ότι η ισχύς του είναι περιορισμένη, η έκδοση πρέπει να συντονίζεται με τον χρόνο υπογραφής του συμβολαίου, ώστε να αποφευχθεί ανάγκη επανέκδοσης.
Βήμα 7: Ενημέρωση φακέλου μετά τη μεταβίβαση
Η Ηλεκτρονική Ταυτότητα λειτουργεί ως ζωντανός φάκελος. Κάθε νέα άδεια, εργασία ή ρύθμιση που μεταβάλλει τα στοιχεία του ακινήτου αποτυπώνεται σε αυτήν. Η τήρηση οργανωμένου αρχείου με σχέδια, άδειες και τεχνικές εκθέσεις διευκολύνει τις επόμενες πράξεις και μειώνει μελλοντικές καθυστερήσεις.
