Nέα έργα ψηφιοποίησης του αχανούς «χάρτινου» αρχείου των φορέων κοινωνικής ασφάλισης εντάσσει η κυβέρνηση στην προσπάθεια να επιταχύνει τη χρονοβόρα διαδικασία απονομής των συντάξεων σε δεκάδες χιλιάδες ασφαλισμένους, για την οποία επιστρατεύεται και ιδιώτης σύμβουλος σε ρόλο project manager.
Έτσι, ο e-ΕΦΚΑ ετοιμάζεται να προκηρύξει το δεύτερο μεγάλο έργο ψηφιοποίησης, προϋπολογισμού γύρω στα 15 εκατ. ευρώ, με στόχο να περάσουν στην ψηφιακή εποχή τα στοιχεία ασφαλιστικής ιστορίας εργαζομένων ή συνταξιούχων σε άλλους φορείς, πέραν του πρώην ΙΚΑ.
Υπενθυμίζεται πως από τα τέλη του 2018 βρίσκεται σε εξέλιξη στον e-ΕΦΚΑ το έργο «Ανάπτυξη συστημάτων και εφαρμογών, υπηρεσίες ψηφιοποίησης, παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών για την υποστήριξη της άμεσης απονομής Σύνταξης στο σύνολο των ασφαλισμένων του ΕΦΚΑ».
Το έργο έχει ως κύριο αντικείμενο τον ανασχεδιασμό των διαδικασιών απονομής σύνταξης του e-ΕΦΚΑ, την ανάπτυξη εφαρμογών για την αυτοματοποίηση των διαδικασιών αυτών και την ψηφιοποίηση στοιχείων ασφαλιστικής ιστορίας ασφαλισμένων διαφόρων πρώην φορέων.
Το χαρτώο υλικό που ψηφιοποιείται στο πλαίσιο του συγκεκριμένου έργου προέρχεται, στο μεγαλύτερο ποσοστό του, από το πρώην ΙΚΑ και αφορά κατά προτεραιότητα ασφαλισμένους οι οποίοι εκτιμάται ότι επίκειται να υποβάλουν αίτηση συνταξιοδότησης. Η ψηφιοποίηση γίνεται σε κτίριο ιδιοκτησίας e-ΕΦΚΑ, το οποίο έχει διαμορφωθεί κατάλληλα για την εκτέλεση ψηφιοποιήσεων μεγάλης κλίμακας (με την απασχόληση περίπου 100 καταχωρητών – ψηφιοποιητών).
Με το νέο έργο, που αναμένεται να προκηρυχθεί τις επόμενες εβδομάδες εκτιμάται πως θα ψηφιοποιηθούν περίπου 10,7 εκατομμύρια φάκελοι ασφαλισμένων στους εξής, συνολικά 14, πρώην ασφαλιστικούς φορείς:
- ΕΤΑΑ-ΤΣΑΥ, ΕΤΑΑ-ΤΑΝ, ΕΤΑΑ-ΤΣΜΕΔΕ,ΕΤΑΠ-ΜΜΕ ΘΕΣ/ΚΗΣ (ΤΣΕΥΠΘ), ΕΤΑΠ-ΜΜΕ Δ/ΝΣΗ Α’ (ΤΣΠΕΑΘ), Β’ (ΤΑΙΣΥΤ), Γ’ (ΤΑΤΤΑ) και Δ’ (ΤΣΕΥΠ), ΟΑΕΕ-ΤΑΕ, ΟΑΕΕ-ΤΣΑ, ΟΑΕΕ-ΤΑΝΠΥ, ΟΑΕΕ-ΤΕΒΕ, ΕΤΑΑ-ΤΑΣ και ΤΑΤ & ΠΑΜΕ-ΤΑΤ.
Στον e-ΕΦΚΑ υποστηρίζουν πως για κάθε έναν από τους παραπάνω πρώην ασφαλιστικούς φορείς και για τις επί μέρους διευθύνσεις τους έχει γίνει ποσοτική καταγραφή του υφιστάμενου χαρτώου αρχείου που τεκμηριώνει την ασφαλιστική ιστορία των ασφαλισμένων. Από αυτό το τεράστιο αρχείο θα ψηφιοποιηθούν, όπως προαναφέρθηκε, «τουλάχιστον 10.700.000 μονάδες χαρτώου αρχείου».
Έγγραφα στο έλεος της φθοράς
Το χάος που εξακολουθεί να χαρακτηρίζει τη διαδικασία απονομής σύνταξης συνδέεται και με το γεγονός ότι το χαρτώο αρχείο πολλών πρώην ασφαλιστικών ταμείων είναι συχνά δύσκολα προσβάσιμο (π.χ. έγγραφα σε χαρτοκιβώτια, σε υπόγειες αποθήκες ή σε κεντρικά σημεία, μακριά από τους χώρους όπου πιθανόν το χρειάζονται).
Η πληροφορία που περιέχει μπορεί, σε ορισμένες περιπτώσεις, να είναι δυσανάγνωστη και συχνά χρειάζεται επαλήθευση ή διασταύρωση με άλλες πηγές. Οι παράγοντες αυτοί μάλιστα χειροτερεύουν με τον χρόνο, λόγω της φυσικής φθοράς των εγγράφων και τον κίνδυνο φυσικών καταστροφών από πλημμύρες, διαρροές, υγρασία, πυρκαγιές, τρωκτικά κ.λπ. και προκαλούν ακόμα μεγαλύτερες καθυστερήσεις στις εργασίες ανακεφαλαίωσης και εξαγωγής της ασφαλιστικής ιστορίας που απαιτούνται για την εκτίμηση του δικαιώματος θεμελίωσης σύνταξης και τον υπολογισμό του ποσού της. Έτσι, παρά τις επαναλαμβανόμενες εξαγγελίες για επιτάχυνση, εξακολουθούν να καταγράφονται μεγάλες καθυστερήσεις στην απονομή συντάξεων.
Με την ψηφιοποίηση επιχειρείται η κατά το δυνατόν αυτοματοποίηση της διαδικασίας απονομής σύνταξης για τους ασφαλισμένους, των οποίων τα στοιχεία ασφαλιστικής ιστορίας θα αποκτήσουν ψηφιακή μορφή. Έτσι θα μειωθεί σημαντικά ο χρόνος απονομής των συντάξεων, ενώ θα παρέχεται άμεση, ορθή και ολοκληρωμένη πληροφόρηση για το ιστορικό ασφάλισης των ασφαλισμένων του e-ΕΦΚΑ.
Επιπλέον, η ψηφιοποιημένη πληροφορία θα είναι εύκολα και άμεσα προσβάσιμη από όλες τις υπηρεσίες του φορέα που την χρειάζεται, επεξεργάσιμη στο μεγαλύτερο ποσοστό της και με πολύ λιγότερες ασάφειες απ’ ό,τι σήμερα. Τέλος, η τήρηση των εικόνων των εγγράφων που θα προκύψουν από τη σάρωση θα επιτρέπει την αναδρομή στις αρχικές πηγές σε περιπτώσεις που υπάρχουν σοβαρές αμφιβολίες για κάποια δεδομένα και την εύκολη και γρήγορη επιβεβαίωση ή διόρθωσή τους.
Ενδιαφέρον έχουν και τα στοιχεία για την κατάσταση στην οποία βρίσκονται σήμερα τα χαρτώα αρχεία που θα ψηφιοποιηθούν. Από τις περίπου 10,7 εκατ. μονάδες που θα ψηφιοποιηθούν με το νέο έργο το 15% των μονάδων χαρτώου αρχείου είναι βιβλιοδετημένο ενώ το υπόλοιπο έχει ποικίλους τρόπους οργάνωσης σε φακέλους, κλασέρ, πανόδετους φακέλους, κούτες κλπ.
Το 60% των μονάδων χαρτώου αρχείου αποτελείται από χειρόγραφα συμπληρωμένες σελίδες ενώ το υπόλοιπο από μηχανογραφικές εκτυπώσεις. Το 60% των μονάδων χαρτώου αρχείου είναι μονής όψης, το υπόλοιπο διπλής όψης. Το 67% των μονάδων χαρτώου αρχείου περιλαμβάνει μηχανογραφικά εκτυπωμένα πεδία ή/και ευανάγνωστα χειρόγραφα πεδία ενώ το υπόλοιπο μέρος του περιλαμβάνει χειρόγραφα πεδία ή/και ελεύθερο κείμενο.
