Διαγωνισμό-μαμούθ για την ψηφιοποίηση του αρχείου του έβγαλε στον αέρα χθες ο ΔΕΔΔΗΕ, με την εκτιμώμενη αξία της συμφωνίας-πλαίσιο να ανέρχεται στα 109.699.903,80 ευρώ, πλέον ΦΠΑ, με το ποσό αυτό να συνιστά και το ανώτατο όριο προσφοράς.
Ειδικότερα, όπως αποκαλύπτει το newmoney, η διάρκεια της συμφωνίας-πλαίσιο ορίζεται σε τέσσερα έτη από την υπογραφή της σύμβασης με δυνατότητα παράτασης για δύο επιπλέον έτη και μέχρι εξαντλήσεως του προϋπολογισμού της.
Πρόκειται για έναν από τους μεγαλύτερους σε προϋπολογισμό διαγωνισμούς ψηφιοποίησης ο οποίος αναμένεται να προσελκύσει το ενδιαφέρον κορυφαίων παικτών της αγοράς.
Ασφαλώς το εγχείρημα είναι δύσκολο και σύνθετο εγχείρημα καθώς, όπως προκύπτει από τα αναφερόμενα στη διακήρυξη, ο ΔΕΔΔΗΕ τόσο στις κεντρικές όσο και στις περιφερειακές οργανωτικές μονάδες του διατηρεί έγχαρτο αρχείο το οποίο ανέρχεται σε περίπου 9,4 εκατ. φακέλους που περιλαμβάνουν 510 εκατ. σελίδες, (εκ των οποίων τα 437 εκατ. σελίδες αφορούν αρχεία πελατών). Εξ αυτών τα 505 εκατ. σελίδες είναι διάστασης Α4/Α3, ενώ τα 5 εκατ. διάστασης Α0. Το σύνολο αυτών των σελίδων αντιστοιχεί σε περίπου 110 εκατ. αυτοτελή έγγραφα.
Το έργο της ψηφιοποίησης περιλαμβάνει τόσο τη σάρωση του έγχαρτου αρχείου, όσο και την καταχώρηση των βασικών στοιχείων τους. Επιπρόσθετα στο αντικείμενο του έργου περιλαμβάνεται η προμήθεια και εγκατάσταση του απαραίτητου συστημικού λογισμικού (π.χ. λειτουργικά συστήματα και antivirus, βάσεις δεδομένων, άδειες για database cluster) που απαιτείται για τη λειτουργία των εφαρμογών, σε υποδομές που θα διαθέσει ο ΔΕΔΔΗΕ.
Οι βασικές εργασίες αφορούν:
-Εκπόνηση μελέτης ανάλυσης απαιτήσεων για την οριστικοποίηση σημαντικών παραμέτρων του έργου
-Ανάπτυξη υποστηρικτικών εφαρμογών
-Προετοιμασία φακέλων και υλικού προς ψηφιοποίηση
-Σάρωση εγγράφων
-Τεκμηρίωση εγγράφων
-Ποιοτικός έλεγχος σάρωσης
-Καταχώρηση (Data Entry) μεταδεδομένων σε εξειδικευμένο Κέντρο Καταχώρησης
-Τα προϊόντα της ψηφιοποίησης διαθέσιμα σε εφαρμογή διαχείρισης αρχείων
-Υπηρεσίες μετάπτωσης
-Προμήθεια σαρωτών (scanners).
Τα κριτήρια συμμετοχής
Όσον αφορά τα κριτήρια συμμετοχής στο διαγωνισμό, οι υποψήφιες εταιρείες θα πρέπει να διαθέτουν ετήσιο κύκλο εργασιών τουλάχιστον ίσο με ποσοστό 200% της εκτιμώμενης αξίας της συμφωνίας-πλαίσιο, δηλαδή 219.339.807,60 ευρώ. Ο ελάχιστος αυτός κύκλος εργασιών πρέπει να έχει επιτευχθεί κατά την αμέσως προηγούμενη χρήση (2020) ή να ανταποκρίνεται στο μέσο όρο των τριών τελευταίων ετών (2018,2019,2020). Όσον αφορά την τεχνική και επαγγελματική ικανότητα απαιτείται σωρευτικά να έχουν ολοκληρώσει επιτυχώς κατά τη διάρκεια της τελευταίας τριετίας (2019,2020,2021) τουλάχιστον 15 συμβάσεις με αντικείμενο την ψηφιοποίηση και την εισαγωγή δεομένων σε πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης ψηφιοποιημένου υλικού, συνολικής συμβατικής αξίας 3 εκατ. ευρώ. Ο συνολικός όγκος ψηφιοποίησης των έργων θα πρέπει να ξεπερνά τις 35 εκατ. σελίδες και οι καταχωρήσεις τους 300 εκατ. χαρακτήρες.
Τα οφέλη για τον ΔΕΔΔΗΕ
Είναι προφανές ότι με τον εν λόγω διαγωνισμό ο ΔΕΔΔΗΕ επιδιώκει το πέρασμά του στη νέα εποχή και σε αυτό το επίπεδο. Έτσι ανάμεσα στα πολλαπλά οφέλη για τον Διαχειριστή περιλαμβάνονται:
-Ο ψηφιακός μετασχηματισμός του ΔΕΔΔΗΕ ο οποίος είναι αναγκαίος για τον εκσυγχρονισμό του και την είσοδό του σε ένα paperless περιβάλλον
-Τα στελέχη του θα μπορούν να έχουν πρόσβαση κάθε στιγμή στα αρχεία και να βρίσκουν άμεσα κάθε αναγκαία πληροφορία, κάτι που σημαίνει μεγάλη εξοικονόμηση χρόνου
-Το ψηφιοποιημένο αρχείο παρέχει μεγαλύτερη ασφάλεια σε σχέση με το συμβατικό αρχείο που αποθηκεύεται σε ντουλάπια και φοριαμούς (προστασία προσωπικών δεδομένων, αλλά και προστασία από καταστροφές και κακόβουλες ενέργειες).
-Σημαντική προστασία από ανυπολόγιστες φθορές
-Εξοικονόμηση κόστους (κόστος ανθρωποχρόνου, φωτοτυπιών, φωτοτυπικών μηχανημάτων, αναλωσίμων κλπ)
Επιπρόσθετα, τα παραγόμενα ψηφιακά προϊόντα και τα μεταδεδομένα τους θα μπορούν να μεταπέσουν σε υφιστάμενα ή και μελλοντικά πληροφοριακά συστήματα της εταιρείας και να αξιοποιηθούν για την ταυτόχρονη πολυχρηστικότητα, την άρση χωρικών και χρονικών περιορισμών και τη διασυνδεσιμότητα της πληροφόρησης.
