Σήμερα Δευτέρα στις 3 το μεσημέρι λήγει, -πλην απροόπτου-, η προθεσμία υποβολής των προσφορών στον διαγωνισμό του ΔΕΔΔΗΕ που αφορά την ψηφιοποίηση όλου του φυσικού του αρχείου.
Πρόκειται για έναν από τους μεγαλύτερους διαγωνισμούς του ΔΕΔΔΗΕ, αλλά και γενικότερα στο συγκεκριμένο πεδίο καθώς η εκτιμώμενη αξία της συμφωνίας-πλαίσιο ανέρχεται στα 109.699.903,80 ευρώ, πλέον ΦΠΑ (136 εκατ. ευρώ συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ), με το ποσό αυτό να συνιστά και το ανώτατο όριο προσφοράς.
Υπενθυμίζεται ότι η αρχική καταληκτική ημερομηνία υποβολής των προσφορών ήταν η 23η Μαΐου, ωστόσο δόθηκε παράταση μέχρι σήμερα, Δευτέρα, 20 Ιουνίου, ενώ παράλληλα υπήρξαν και ορισμένες αλλαγές στους όρους της διακήρυξης.
Με βάση όσα ίσχυαν μέχρι χθες, η αποσφράγιση των προσφορών αναμένεται να πραγματοποιηθεί την ερχόμενη Παρασκευή 24 Ιουνίου.
Η διάρκεια και το αντικείμενο
Η διάρκεια της συμφωνίας-πλαίσιο που θα υπογραφεί με τον ανάδοχο ορίζεται σε τέσσερα έτη από την υπογραφή της σύμβασης με δυνατότητα παράτασης για δύο επιπλέον έτη και μέχρι εξαντλήσεως του προϋπολογισμού της.
Όσον αφορά το αντικείμενό της, όπως προκύπτει από τη διακήρυξη, ο ΔΕΔΔΗΕ τόσο στις κεντρικές όσο και στις περιφερειακές οργανωτικές μονάδες του διατηρεί έγχαρτο αρχείο το οποίο ανέρχεται σε περίπου 9,4 εκατ. φακέλους που περιλαμβάνουν 510 εκατ. σελίδες, (εκ των οποίων τα 437 εκατ. σελίδες αφορούν αρχεία πελατών). Εξ αυτών τα 505 εκατ. σελίδες είναι διάστασης Α4/Α3, ενώ τα 5 εκατ. διάστασης Α0. Το σύνολο αυτών των σελίδων αντιστοιχεί σε περίπου 110 εκατ. αυτοτελή έγγραφα.
Το έργο της ψηφιοποίησης περιλαμβάνει τόσο τη σάρωση του έγχαρτου αρχείου, όσο και την καταχώρηση των βασικών στοιχείων των εγγράφων. Επιπρόσθετα στο αντικείμενο του έργου περιλαμβάνεται η προμήθεια και εγκατάσταση του απαραίτητου συστημικού λογισμικού (π.χ. λειτουργικά συστήματα και antivirus, βάσεις δεδομένων, άδειες για database cluster) που απαιτείται για τη λειτουργία των εφαρμογών, σε υποδομές που θα διαθέσει ο ΔΕΔΔΗΕ.
Οι βασικές εργασίες
Οι βασικές εργασίες τις οποίες θα αναλάβει να εκτελέσει ο ανάδοχος αφορούν:
- Εκπόνηση μελέτης ανάλυσης απαιτήσεων για την οριστικοποίηση σημαντικών παραμέτρων του έργου
- Ανάπτυξη υποστηρικτικών εφαρμογών
- Προετοιμασία φακέλων και υλικού προς ψηφιοποίηση
- Σάρωση εγγράφων
- Τεκμηρίωση εγγράφων
- Ποιοτικό έλεγχο σάρωσης
- Καταχώρηση (Data Entry) μεταδεδομένων σε εξειδικευμένο Κέντρο Καταχώρησης
- Τα προϊόντα της ψηφιοποίησης διαθέσιμα σε εφαρμογή διαχείρισης αρχείων
- Υπηρεσίες μετάπτωσης
- Προμήθεια σαρωτών (scanners).
Τα νέα δεδομένα και οι μέγιστες τιμές
Με σχετικό Συμπλήρωμα της διακήρυξης ο ΔΕΔΔΗΕ προχώρησε σε σημαντικές αλλαγές σχετικά με ορισμένους όρους του διαγωνισμού, που αφορούν, μεταξύ άλλων, την εγγύηση προκαταβολής (εφόσον ο ανάδοχος ενδιαφέρεται να λάβει προκαταβολή 10% επί του συνολικού ποσού της εκτελεστικής σύμβασης), τον τρόπο πληρωμής του αναδόχου, τις τεχνικές απαιτήσεις σχετικά με τη διασφάλιση της ποιότητας σάρωσης, τις απαιτήσεις για την ασφάλεια των δεδομένων κατά τη σάρωση, τη διαδικασία παράδοσης-παραλαβής του παραγόμενου υλικού κ.α.
Έτσι, για παράδειγμα, όπως αναφέρεται, απαγορεύεται ρητά η χρήση φωτογραφικής μηχανής και η σάρωση των εγγράφων θα πρέπει να γίνεται σε έγχρωμη ανάλυση 300 dpi, στα 24 bit.
Ακόμη, οι υποψήφιοι θα πρέπει να αναφέρουν στην οικονομική προσφορά τους το ανηγμένο κόστος σάρωσης (συμπεριλαμβανομένης της τεκμηρίωσης) ανά σελίδα σαρωμένου εγγράφου. Το κόστος αυτό θα πρέπει να συμπεριλαμβάνει το σύνολο των σχετικών με την ενέργεια παρελκόμενων δαπανών του αναδόχου στο πλαίσιο του έργου.
Όσον αφορά τις μέγιστες τιμές, με βάση το νέο συνολικό πίνακα προβλέπονται:
- 33.062.350 ευρώ για σάρωση-τεκμηρίωση 505 εκατ. σελίδων Α3 και Α4 (μέγιστη τιμή μονάδας 0,06547 ευρώ, πλέον ΦΠΑ),
- 4.852.000 ευρώ για σάρωση-τεκμηρίωση 5 εκατ. σελίδων Α0 (μέγιστη τιμή μονάδας 0,9704 ευρώ, πλέον ΦΠΑ),
- 70.961.000 ευρώ για 110 εκατ. έγγραφα προς διπλή καταχώρηση (μέγιστη τιμή μονάδας 0,6451 ευρώ, πλέον ΦΠΑ).
- Επίσης προβλέπεται μέγιστο κόστος 4.000 ευρώ (πλέον ΦΠΑ) ανά μονάδα για 25 Μελέτες Εφαρμογής και 3.500 ευρώ (πλέον ΦΠΑ) ανά μονάδα για 207 σαρωτές.
Το πέρασμα στη νέα εποχή
Με τον εν λόγω διαγωνισμό ο ΔΕΔΔΗΕ επιδιώκει το πέρασμά του στη νέα εποχή και σε αυτό το επίπεδο. Έτσι ανάμεσα στα πολλαπλά οφέλη για τον Διαχειριστή περιλαμβάνονται:
- Ο ψηφιακός μετασχηματισμός του ΔΕΔΔΗΕ ο οποίος είναι αναγκαίος για τον εκσυγχρονισμό του και την είσοδό του σε ένα paperless περιβάλλον
- Τα στελέχη του θα μπορούν να έχουν πρόσβαση κάθε στιγμή στα αρχεία και να βρίσκουν άμεσα κάθε αναγκαία πληροφορία, κάτι που σημαίνει μεγάλη εξοικονόμηση χρόνου
- Το ψηφιοποιημένο αρχείο παρέχει μεγαλύτερη ασφάλεια σε σχέση με το συμβατικό αρχείο που αποθηκεύεται σε ντουλάπια και φοριαμούς (προστασία προσωπικών δεδομένων, αλλά και προστασία από καταστροφές και κακόβουλες ενέργειες).
- Σημαντική προστασία από ανυπολόγιστες φθορές
- Εξοικονόμηση κόστους (κόστος ανθρωποχρόνου, φωτοτυπιών, φωτοτυπικών μηχανημάτων, αναλωσίμων κ.λπ.)
Ακόμη, τα παραγόμενα ψηφιακά προϊόντα και τα μεταδεδομένα τους θα μπορούν να μεταπέσουν σε υφιστάμενα ή και μελλοντικά πληροφοριακά συστήματα του ΔΕΔΔΗΕ και να αξιοποιηθούν για την ταυτόχρονη πολυχρηστικότητα, την άρση χωρικών και χρονικών περιορισμών και τη διασυνδεσιμότητα της πληροφόρησης.
